Ekibinizi oluşturan kişilerin birbirinden farklı kişilik özellikleri olduğunu unutmamalısınız. Ekibinizdeki bazı kişiler, süreci kolaylaştırırken bazı kişiler de her durum karşısında önce şikayet etmeyi seçebilir. Aslında biliyoruz ki; ihtiyacımız olan zihnimizi negatif yönde etkileyen şikayetler yerine, gelişimimizi pozitif yönde destekleyen çözüm önerileridir.

1-Şikayet edeni çözümün içine dahil edin

Şikayet size geldiğinde, altında yatan sebepleri öğrenmeye çalışabilirsiniz. O şikayet çözmeniz gereken bir problem değil de kişinin kendini ifade etme ve sesini duyurma yöntemi de olabilir. Ekip üyesi kendini şikayetler ile ifade etmeye çalışıyorsa ona yeterince vakit ayırmıyor olabilirsiniz. Gelen şikayet çözülmediği sürece, kendini diğer ekip üyelerini de etkileyen olumsuz konuşmalara bırakacaktır. Bunu dengelemek için şikayetlere vakit ayırmalı, altında yatan sebebe göre aksiyon almalısınız. Çözümün içine, size şikayeti getiren kişiyi dahil etmeyi unutmamalısınız.

2- Şikayeti toplantı gündemi yapın

Sorunu size getiren kişiden toplantı gündemi oluşturmasını talep edebilir, toplantı öncesinde gündemi inceleyerek duruma büyük çerçeveden bakabilirsiniz. Toplantı sırasında, konuya sadık kalmalı ve konunun farklı yerlere çekilmesini engellemelisiniz. Katılımcıların, şikayet ile ilgili yorumlarını mutlaka dikkate almalısınız.

3- İyi bir dinleyici olun, çözüm talep edin

Şikayetlere vakit ayırıp iyi bir dinleyici olduğunuzu ekibinize gösterdikten sonra çözüm önerileri talep etmelisiniz. Eğer herhangi bir çözüm önerisi gelmezse, sizin lider olarak çözümlerle öncülük etmeniz gerekebilir. Çözümlerin kişilerin amacına değil, şirketin amacına hizmet etmesi gerektiğini unutmamalısınız. Şikayeti dile getiren kişi, çözüm ile ilgili her zaman daha geniş bilgiye sahiptir ve size en iyi çözümü sunacak kişidir.

4- Şikayeti sınırlayarak dedikoduya dönüşmesini engelleyin

Şikayetlere ayıracağınız zamanı açık ve net bir şekilde bildirmeli, önemli bir durum olmadıkça o zamanın dışına çıkmamalısınız. Zaman sınırlaması yapılmayan şikayetlerde, olaylar farklı yerlere çekilebilir. Dedikoduya zemin yaratmamalısınız.

5- Şikayet ile ilgili tutum geliştirin

Ekibinizden bir kişi size şikayet ile ilgili geldi ise öncelikle ona bunu kendi imkanları ile çözmeye çalışıp çalışmadığını, hangi yöntemleri denediğini ve neden başarısızlıkla sonuçlandığını, alternatif bir önerisi olup olmadığını sorun. Size şikayet ile gelecek kişi, bu soruları cevaplamadan gelmemesi gerektiğini bilirse, size gelmeden birçok problem çözülmüş olabilir. Ayrıca ekibinizin problem çözme becerilerini geliştirmiş olursunuz.

6- Açık iletişim kurun

Bazen her şikayet için aksiyon alamayabilirsiniz. Neden eyleme geçemediğinizi ya da geçmediğinizi açık ve net bir ifade ile aktarmalısınız. Aksi takdirde, şikayetler size gelmeyecektir. Ekip üyeleri size karşı sorunları çözebileceğinize dair inancını yitirebilir ve o güveni kazanmak zor olabilir.

7- Şikayet prosedürü oluşturun

Şikayet, kısaca bir kişi ya da kurumdan oluşan memnuniyetsizlik ifadesidir. Bazen çözüm önerileri yetersiz kalabilir, konunun farklı şekillerde de ele alınmasına ihtiyaç duyabilirsiniz. İnsan kaynakları departmanı içerisinde şikayeti değerlendirecek bağımsız ekip üyeleri oluşturulabilir. Şikayet tarafsızca değerlendirilebilir ve sonrasında alınacak önlemler belirlenerek şirket içinde takibi yapılabilir.

8- Toksik kişiler ile çalışmayın

Eğer ekibinizde toksik olarak nitelendirdiğimiz kişiler sayı olarak fazla ise, sorumluluk alan, hatalarından ders çıkaran ve etrafına pozitif moral veren üyeler ile ekip üyelerinin yerini değiştirmek gerekebilir. Uzun vadede, bu toksik kişilerle çalışmak çok fazla olumsuzluğa davetiye çıkarabilir. Bu ekip üyeleri ile başa çıkmaya çalışmak iş performansı üzerinde zararlı etkiler yaratıyor ise, kendinizi yormamak en iyisi olabilir.