Not defterinize yazsanız bile bazen işlerinizi zamanında yapmakta zorlanıyor musunuz veya önemli olan işlerinizi farkında olmadan geciktiriyor musunuz? İster öğrenci, ister çalışan biri olun işlerinizi sürekli erteliyorsanız sizi hayatınızı kurtaracak 3 zamanı etkili kullanma, iş önceliklendirme tekniği ile tanıştırmak isterim.😇
Eisenhower Matrisi
İlk tekniğimize Eisenhower matrisi ile başlayalım, en bilinen iş önceliklendirme tekniklerden biridir. Büyük ihtimalle duydunuz ama belki de hiç merak edip bakmadınız. Öncelikle isminin nereden geldiğinden başlayalım. Bir dönem ABD başkanı ve NATO komutanı olan Dwight David Eisenhower bir çok sorunla başa çıkmak için işlerini aciliyetine ve önem düzeyine göre sıralamış, geliştirip uygulamış ve ismini vermiş. Yani biz bu teknikte işlerimizi önem ve aciliyetine göre gruplandırıp 4 kategoriye yerleştireceğiz. Bu sayede görevlerinizi açık bir şekilde görüp planlı bir şekilde düzenlemiş olacaksınız.😇
📌Hemen Yap: Acil ve önemli. Bu gruba koyacaklarınız acil işleriniz olmalı yani yapılmaz ve ertelenir ise büyük problemler oluşturabilecek görevleriniz. Bunlar bir sınava çalışmak, proje teslim tarihi ve bozulan bir eşyanın tamiri olabilir.
📄Planla: Önemli ama acil değil. Bu kategoriye koyacaklarınız uzun vadeli hedefleriniz veya görevlerinizdir. Kişisel gelişim programlarınızı ve eğitimlerinizi dahil edebilirsiniz.
🏹Delege Et: Acil ama önemsiz. Başkasına devredebileceğiniz işlerdir. Örnekler ise, anlık gelen talepler ve küçük istekler.
🚫Ertele: Önemli ve acil değil. Size bir değer katmayan zamanınızı boşa çalan işlerdir. Oyun oynamak ve sosyal medyada gezinmek bu işlere örnektir.
MoSCoW Yöntemi
İkinci yöntemimiz ise yazılım uzmanı olan Dai Clegg tarafından geliştirilen MoSCoW Yöntemi. Bu yöntem özellikle proje yönetimi ve ürün geliştirme süreçlerinde iyi işler. Zamanın ve kaynakların sınırlı olduğu süreçleri planlamanızı sağlar. En iyi açıklayan kelime olarak kaynak yönetimi aracıdır diyebiliriz. 😇
Başlamak için önce yapılması gereken görevlerinizi bir kağıda yazın ve daha sonrasında yerleştirme yapın.
M (Must Have): Olmazsa olmaz. Yapılmaz ise projenin geri kalanının sıkıntıya gireceği görevlerdir. Bu görevler yapılmadan diğer görevlere geçilmez. Bu kısma ekleyeceğiniz görevler için kendinize sorabileceğiniz soru ise bu etkenler olmadan çıktıyı elde edebilir miyim olur.
S (Should Have): Olması gereken. Olmazsa olmazın altında kalan görevler. Olmasa da çıktıyı elde edebileceğiniz ama olursa da değer katabilecek etkenlerdir.
C (Could Have): Olabilecek. Yapmak istediğiniz ama olmaz ise de fark edilmeyecek görevlerdir.
W (Won’t Have): Şu an olmayacak. Enerjinizi boşa harcamanıza gerek olmayan etkenlerdir.
Ivy Lee Metodu
Üçüncü ve en kolay uygulanabilir yöntemimiz ise Ivy Lee Metodu. Lee, 1918’lerde yaşamış bir iş adamı ve aynı zamanda halkla ilişkiler alanında kendini tanıtmış bir kişidir. Daha fazla iş yapıp verimliliğini artırmak için günlük bir rutin haline dönüştürdüğü bu metodu oluşturmuş. Daha sonrasında ilgili yöneticilere bu metodu uygulattırdığında ise verimlilik artışı görülmüş. Bu yöntem ile tek bir işe odaklanmış olursunuz ve bir iş bitmeden diğerine geçmezsiniz.
1. Gece Planlaması: Yarın yapmanız gereken işlerinizi bir gün önceden 6 madde olacak şekilde yazın.
2. Öncelik Sıralaması: 6 maddelik işlerinizi en kritikten, en az kritiğe doğru önceliklerine göre yazın.
3. Tek Odak: İşlerinize başlarken önce ilk işinizi bitirin. Bu sayede sadece tek bir işe odak olacaksınız.
4. Sırayla İlerle: Daha sonrasında diğer işlerinizi sırayla yapın. Biri bitmeden diğerine geçmeyin.
5. Ertesi Güne Devret: Kalan işlerinizi ertesi günkü listenize ekleyip aynı şekilde düzenleyin.
Psikolojik Faydaları
Bu yöntemlerin erteleme sorununuzu çözmesinin yanı sıra, psikolojik faydaları da vardır.
- 🧠Karar verme sürecindeki yorgunluğunuz azalır.
- 🧠Kontrol etmeniz kolaylaşır.
- 🧠Bilişsel yükünüz azalır işleriniz sürekli kafanızda dönüp durmaz.
- 🧠Dopamin artışı ile motivasyonunuz artar.
- 🧠Odağınız artar daha verimli çalışırsınız.
Bu yöntemlerin size yardımcı olması dileğiyle! 🙌
Sevgiyle ve dengeyle kalın…😇
Kaynakça
Editör: Cemre Kayra
Bir Cevap Yazın