Fikir üretmek, insanlar arasında etkileşim sağlamak, karar almak, alınan kararları yönetmek, takip etmek ve dolaylı yoldan kişileri eğitmek amacıyla toplantılar düzenlenir. Toplantılar, bir olgu üzerinde görüş belirtmek için kişilerin bir araya geldikleri önemli etkinliklerdir.

Toplantılar her şirket için bir maliyet olup, gerekli olduğunda yapılmalı ve doğru yönetilmelidir. Toplantı yönetim sürecinde aşağıdaki unsurlara dikkat edilmelidir.

1. Toplantının gerekli olup olmadığına karar vermek

Amacınız bilgi vermek, sorun çözmek, görev dağılımı yapmak, karar almak, alınan kararları takip etmek, beyin fırtınası yapmak, eğitmek veya yol haritası oluşturmak olabilir. Tüm bu amaçlar için her zaman gerekli olmayabilir. Bir sunum paylaşmak, Whatsapp’ta bir grup kurmak ya da benzer iletişim araçları yaratmak, mail zinciri oluşturmak gibi birçok yöntemle de bunları sağlayabilirsiniz. Ihtiyacınız olanın toplantı olup olmadığına doğru karar vermelisiniz.

2. Toplantı hedefinin belirlenmesi

Net ve anlaşılır bir hedef seçilmelidir. Kritik konular belirlenmelidir.

3. Toplantı yapılacak doğru kişilerin belirlenmesi

Katılımcılar toplantı sonrasında alınan kararlar için gerekli bilgi aktarımını yapabilecek ve işleri sonuca götürebilecek kişileri temsil etmelidir.

4. Toplantı gündeminin duyurulması

Katılımcıların toplantı öncesi üzerine düşen bazı görevler vardır. Bu görevleri özetlemek gerekirse; bir önceki toplantı tutanaklarının gözden geçirilmesi, gündeme taşımak istediği konuları belirlemesi ve not alması, ekibinden toplantı sırasında ihtiyaç duyabileceği verileri toplaması, katılamayacaklarsa kendilerini temsil edecek nitelikte kişi belirleyip gerekli bilgileri o kişiye ulaştırmasıdır. Tüm bu süreçlerin eksiksiz tamamlanabilmesi için toplantı gündeminin duyurulması gerekir. Bu aşama, katılımcıların toplantıya ön hazırlığını ifade eder.

5. Toplantı zamanının ve yerinin belirlenmesi

Toplantı zamanı sonrası katılımcıların üzerine düşen görevlerden birisi de toplantı sırasında kendisi ile iletişime geçme ihtiyacı olan birimleri ya da kişileri bilgilendirmek olacaktır. Böylece toplantı sırasında gereksiz aramalara karşı önlem alınmış olur. Toplantı yeri, toplantıda kullanılacak olan araçlar mutlaka öncesinde kontrol edilmelidir. Ürün geliştirme toplantısı yapılacağı zaman, mevcut ürünün toplantı yapılacak alanda olmaması, toplantıya karşı hazırlıksız olma imajı yaratacaktır.

6. Toplantıya katılım

Toplantılara zamanında hatta en az 5 dakika öncesinde katılım sağlamak önerilir. Ortamda fazladan geçireceğiniz 5 dakika toplantıya karşı olan konsantrasyonunuzun artmasını sağlayabilir.

7. Toplantının başlatılması

Toplantı başlatılırken hedefin ne olduğu tanımlanmalı, hangi katılımcının neden orada bulunduğunun kısaca altı çizilmeli ve toplantıda yabancı kişiler varsa mutlaka kendilerini tanıtmaları talep edilmelidir. Toplantıya başlamadan önce kuralların üzerinden geçmek, bitiş saati hakkında bilgi vermek ve konuşmacıların görüşlerini ifade ederken bu süreye riayet edecekleri şekilde açıklama yapmalarını talep etmek faydalı olacaktır.

8. Katılımcıların toplantı sırasındaki görevleri

Söz almadan konuşmamak, net ve kısa ifadelerle görüş bildirmek, konuya seyirci kalmadan katılım göstermek, görüş ve itirazlarını gerekçelere dayandırarak açıklamak, mümkünse veriler sunmak, iyi bir dinleyici olmak ve not almak katılımcıların toplantı sırasında üzerine düşen görevlerdir.

9. Toplantı yöneticisinin toplantı sırasındaki görevleri

Toplantının hedefinden sapmadan ilerlemesini sağlamak, katılımcıların fikirlerini rahatça söyleyebilecekleri ortamı yaratmak, toplantının demokratik bir çerçevede ilerlemesini sağlamak, toplantıyı yöneten kişinin üzerine düşen görevlerdir.

10. Toplantılarda karar aşamasına geçilmesi

Toplantı aşamasında katılımcıların belirttiği yapılacak işlerin öncelikle özetlenmesi ve mümkünse maddeler haline getirilmesi gerekir. Konunun özetlenmesi sırasında kimsenin aklında soru işareti kalmamasına dikkat edilmelidir. Ardından katılımcılar arasında görev dağılımları yapılarak alınan kararlar açıklanabilir.

11. Alınan kararlara yapılan itirazların değerlendirilmesi

Görüş ayrılıklarının veriler ve argümanlar üzerinden incelenmesi uzlaşıya varılmasını kolaylaştıracaktır. Katılımcıların toplantıya veri olmadan katılması, savunduğu fikrin kabul görmemesine de zemin yaratabilir.

12. Toplantının sonlandırılması

Alınan kararlar, görüşler mutlaka bir tutanak ile not alınmalı ve toplantı sonrasında katılımcılar tarafından imzalanmalıdır. Toplantı tutanağı, toplantıda alınan kararların yönetimi ve takibi için önemli bir kaynak niteliği taşır.